Chief of Staff / Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

[Unternehmensname] ist eine eSports- und Gaming-Organisation mit Fokus auf [Teams / Content / Community / Brands / Products]. Wir wachsen schnell und bauen Strukturen, die Skalierung ermöglichen. Dafür suchen wir eine rechte Hand des CEOs, die sowohl Executive Assistance auf Top-Niveau als auch Chief-of-Staff-Execution abdeckt: Struktur, Priorisierung, Kommunikation und Umsetzung. Aufgaben Management- & Vorstandsassistenz / Executive Support Strukturierung, Planung und Priorisierung des Arbeitsalltags der Geschäftsführung Terminmanagement inkl. Call-, Event- und Meeting-Koordination Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Agenda, Präsentationen, Protokollen und Follow-ups Unterstützung bei vertraulichen Themen sowie bei strategischen Entscheidungsprozessen Leadership Operations & Organisation (Chief-of-Staff-Anteil) Aufsetzen und Pflege von Management-Routinen (Weekly/Monthly Reviews, OKRs, KPI-Tracking) Monitoring laufender Prozesse, Deadlines und zentraler Commitments (inkl. Partner-/Liga-Verpflichtungen) Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Reports, Auswertungen und Executive Briefings Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung und Organisation Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle interne und externe Korrespondenz Abstimmung mit Teams wie Content, eSports, Sales, Partner Management und Talent-Management Kommunikation mit Sponsoren, Agenturen, Ligen, Partnern, Dienstleistern und potenziellen Investoren Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung wichtiger Stakeholder-Termine Projekt- & Prozessunterstützung (Execution) Mitarbeit (und je nach Erfahrung Ownership) an Projekten wie Team-Launches, Marketingkampagnen, Sponsorings, Events oder Produktentwicklungen Recherche, Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen aus der eSports- und Gaming-Industrie Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenmanagement (Koordination, Versionierung, Follow-ups) Administrative & operative Aufgaben Strukturierung digitaler Ablagesysteme und Tools (z. B. Notion/Drive/Asana) Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine Unterstützung bei der Organisation von Events oder Turnierteilnahmen Übernahme kleinerer Ad-hoc-Aufgaben, damit sich die Geschäftsführung auf strategische Themen fokussieren kann Qualifikation Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Chief of Staff (Junior), Business Ops, Project/Program Management oder vergleichbar Sehr stark in Organisation, Priorisierung und Kommunikation – klar, verbindlich, lösungsorientiert Proaktives Mindset: du erkennst Engpässe, bevor sie entstehen, und setzt sauber nach Hohe Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen Sicher im Umgang mit Tools (Google Workspace/Microsoft 365, Kalender, Slack, Notion/Asana/Trello o. ä.) Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch Bonus: eSports-/Gaming-Erfahrung, Sponsoring/Partnering, Investor-/Board-Setup, Vertrags-/Dokumentenroutinen Benefits Eine 100 % remote ausgeführte Tätigkeit Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung & Gesellschaftern Dynamisches, innovatives Arbeitsumfeld im internationalen eSports-Ökosystem Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Vertretung Einblicke in unternehmerische Entscheidungen & Wachstumsstrategien Faire Vergütung entsprechend der Vertretungsdauer Find more English Speaking Jobs in Germany on Arbeitnow

[Unternehmensname] ist eine eSports- und Gaming-Organisation mit Fokus auf [Teams / Content / Community / Brands / Products]. Wir wachsen schnell und bauen Strukturen, die Skalierung ermöglichen. Dafür suchen wir eine rechte Hand des CEOs, die sowohl Executive Assistance auf Top-Niveau als auch Chief-of-Staff-Execution abdeckt: Struktur, Priorisierung, Kommunikation und Umsetzung. Aufgaben Management- & Vorstandsassistenz / Executive Support Strukturierung, Planung und Priorisierung des Arbeitsalltags der Geschäftsführung Terminmanagement inkl. Call-, Event- und Meeting-Koordination Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Agenda, Präsentationen, Protokollen und Follow-ups Unterstützung bei vertraulichen Themen sowie bei strategischen Entscheidungsprozessen Leadership Operations & Organisation (Chief-of-Staff-Anteil) Aufsetzen und Pflege von Management-Routinen (Weekly/Monthly Reviews, OKRs, KPI-Tracking) Monitoring laufender Prozesse, Deadlines und zentraler Commitments (inkl. Partner-/Liga-Verpflichtungen) Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Reports, Auswertungen und Executive Briefings Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung und Organisation Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle interne und externe Korrespondenz Abstimmung mit Teams wie Content, eSports, Sales, Partner Management und Talent-Management Kommunikation mit Sponsoren, Agenturen, Ligen, Partnern, Dienstleistern und potenziellen Investoren Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung wichtiger Stakeholder-Termine Projekt- & Prozessunterstützung (Execution) Mitarbeit (und je nach Erfahrung Ownership) an Projekten wie Team-Launches, Marketingkampagnen, Sponsorings, Events oder Produktentwicklungen Recherche, Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen aus der eSports- und Gaming-Industrie Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenmanagement (Koordination, Versionierung, Follow-ups) Administrative & operative Aufgaben Strukturierung digitaler Ablagesysteme und Tools (z. B. Notion/Drive/Asana) Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine Unterstützung bei der Organisation von Events oder Turnierteilnahmen Übernahme kleinerer Ad-hoc-Aufgaben, damit sich die Geschäftsführung auf strategische Themen fokussieren kann Qualifikation Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Chief of Staff (Junior), Business Ops, Project/Program Management oder vergleichbar Sehr stark in Organisation, Priorisierung und Kommunikation – klar, verbindlich, lösungsorientiert Proaktives Mindset: du erkennst Engpässe, bevor sie entstehen, und setzt sauber nach Hohe Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen Sicher im Umgang mit Tools (Google Workspace/Microsoft 365, Kalender, Slack, Notion/Asana/Trello o. ä.) Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch Bonus: eSports-/Gaming-Erfahrung, Sponsoring/Partnering, Investor-/Board-Setup, Vertrags-/Dokumentenroutinen Benefits Eine 100 % remote ausgeführte Tätigkeit Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung & Gesellschaftern Dynamisches, innovatives Arbeitsumfeld im internationalen eSports-Ökosystem Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Vertretung Einblicke in unternehmerische Entscheidungen & Wachstumsstrategien Faire Vergütung entsprechend der Vertretungsdauer Find more English Speaking Jobs in Germany on Arbeitnow